Klauzula informacyjna

KLAUZULA INFORMACYJNA

Zgodnie z art. 13 ust.1 i ust.2 oraz art. 14 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, zwane dalej RODO) informujemy, iż:

1. Administrator Danych Osobowych

Administratorem danych osobowych jest Sopla Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie (30-347) przy ul. Wadowickiej 3B. W sprawie przetwarzania danych osobowych z Administratorem można kontaktować się
pisemnie na wyżej wskazany adres lub mailowo na adres: daneosobowe@sopla.pl

2. Cel przetwarzania danych i podstawa prawna

– dane osobowe reprezentantów, pracowników, współpracowników najemców w związku z wynajmem biur serwisowanych
Celem i podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w związku z wynajmem biur serwisowanych jest podjęcie działań zmierzających do zawarcia umowy, zawarcie umowy oraz jej prawidłowa realizacja (art. 6 ust.1 lit. b RODO), konieczność spełnienia obowiązków prawnych, w tym wynikających z Ustawy o rachunkowości, obowiązków podatkowych, archiwizacyjnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), którym jest odpowiedź na zadane pytania związane z biurami serwisowanymi, przetwarzanie danych osobowych reprezentantów kontrahenta w celu wiarygodnej identyfikacji kontrahenta, przetwarzanie danych osobowych pracowników, współpracowników kontrahenta w celu kontaktu z osobami wskazanymi po stronie kontrahenta odpowiedzialnymi za działania zmierzające do zawarcia umowy, prawidłowa komunikacja, przekazywanie informacji dotyczących wynajmowanej powierzchni biurowej, załatwianie bieżących spraw oraz prawidłowy nadzór i obsługa wynajmowanej powierzchni, marketing własny, przekazywanie danych do wewnętrznych celów administracyjnych, dochodzenie lub obrona roszczeń;

– dane osobowe reprezentantów, pracowników, współpracowników najemców w związku z administrowaniem, zarządzaniem nieruchomościami
Celem i podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), którym jest kontakt z reprezentantami, pracownikami, współpracownikami najemców, prawidłowa komunikacja, przekazywanie informacji dotyczących zarządzanej nieruchomości, załatwianie bieżących spraw oraz prawidłowy nadzór i obsługa nieruchomości a także dochodzenie lub obrona roszczeń, konieczność spełnienia obowiązków prawnych, w tym wynikających z Ustawy o rachunkowości, obowiązków podatkowych, archiwizacyjnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);

– dane osobowe kontrahentów (odbiorców, dostawców usług), pracowników i współpracowników kontrahentów w związku z zawarciem i realizacją umowy
Celem i podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest podjęcie działań zmierzających do zawarcia umowy, zawarcie umowy a także prawidłowa jej realizacja (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); konieczność spełnienia obowiązków prawnych, w tym wynikających z Ustawy o rachunkowości, obowiązków podatkowych, archiwizacyjnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO); prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), którym jest przetwarzanie danych osobowych reprezentantów kontrahenta w celu wiarygodnej identyfikacji kontrahenta, przetwarzanie danych osobowych pracowników, współpracowników kontrahenta w celu kontaktu z osobami wskazanymi po stronie kontrahenta odpowiedzialnymi za działania związane z prawidłową realizacją zawartej Umowy, marketing własny, przekazywanie danych do wewnętrznych celów administracyjnych oraz dochodzenie lub obrona roszczeń;

– dane osobowe byłych pracowników Administratora
Celem i podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest obowiązek archiwizacji dokumentów zawierających dane osobowe (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) wynikający z odrębnych przepisów (m.in. Kodeks Pracy, Ustawa o systemie Ubezpieczeń Społecznych, Ustawa o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych) oraz prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) czyli dochodzenie lub obrona roszczeń;

– dane osobowe kandydatów do pracy
Celem i podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest realizacja procesu rekrutacyjnego czyli podjęcie działań zmierzających do zawarcia umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), ewentualnie realizacja przyszłych procesów rekrutacyjnych na podstawie zgody kandydata (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) zawartej w CV.

3. Odbiorcy danych osobowych

– dane osobowe reprezentantów, pracowników, współpracowników najemców w związku z wynajmem biur serwisowanych
Odbiorcami danych osobowych są: podmiot świadczący usługi informatyczne, dostawcy oprogramowania, zewnętrzni audytorzy, kancelarie prawne;

– dane osobowe reprezentantów, pracowników, współpracowników najemców w związku z administrowaniem, zarządzaniem nieruchomościami
Odbiorcami danych osobowych są współpracownicy Administratora a także podmiot świadczący usługi informatyczne, dostawcy oprogramowania, kancelarie prawne;

– dane osobowe kontrahentów (odbiorców, dostawców usług), pracowników i współpracowników kontrahentów w związku z zawarciem i realizacją umowy
Odbiorcami danych osobowych są: podmiot świadczący usługi informatyczne, dostawcy oprogramowania, zewnętrzni audytorzy, kancelarie prawne;

– dane osobowe byłych pracowników Administratora
Odbiorcami danych osobowych są: podmiot świadczący usługi informatyczne, dostawcy oprogramowania, podmiot świadczący usługi wsparcia kadrowo-płacowego, kancelarie prawne;

– dane osobowe kandydatów do pracy
Odbiorcą danych przekazanych drogą elektroniczną jest podmiot świadczący usługi informatyczne.

4. Okres przechowywania danych osobowych

– dane osobowe reprezentantów, pracowników, współpracowników najemców w związku z wynajmem biur serwisowanych
Dane przechowywane są nie krócej niż obowiązuje umowa najmu, w niektórych celach opartych na uzasadnionym interesie dane są przechowywane do czasu trwania interesu lub wniesienia uzasadnionego sprzeciwu. W przypadku dochodzenia lub obrony roszczeń do upływu terminu przedawnienia;
Dane rozliczeniowe przez okres wymagany ustawowo na mocy odrębnych przepisów, w tym w szczególności podatkowych, rachunkowych (przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zaktualizował się obowiązek podatkowy);

– dane osobowe reprezentantów, pracowników, współpracowników najemców w związku z zarządzaniem, administrowaniem nieruchomościami
Dane przechowywane są nie krócej niż obowiązuje umowa najmu, w niektórych celach opartych na uzasadnionym interesie dane są przechowywane do czasu trwania uzasadnionego interesu lub wniesienia uzasadnionego sprzeciwu. W przypadku dochodzenia lub obrony roszczeń – do upływu terminu przedawnienia;
Dane rozliczeniowe przez okres wymagany ustawowo na mocy odrębnych przepisów, w tym w szczególności podatkowych, rachunkowych (przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zaktualizował się obowiązek podatkowy);

– dane osobowe kontrahentów (dostawców, odbiorców usług), pracowników i współpracowników kontrahentów w związku z zawarciem i realizacją umowy
Dane zawarte w umowie przechowywane są przez czas trwania umowy oraz okres konieczny do dochodzenia lub obrony roszczeń – do upływu terminu przedawnienia. W pozostałych celach opartych na uzasadnionym interesie Administratora dane są przechowywane do czasu trwania interesu lub do czasu wniesienia uzasadnionego sprzeciwu.
Dane rozliczeniowe przez okres wymagany ustawowo na mocy odrębnych przepisów, w tym w szczególności podatkowych, rachunkowych (przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zaktualizował się obowiązek podatkowy);

– dane osobowe byłych pracowników Administratora Zgodnie z okresami wynikającymi z odrębnych przepisów (m.in. Kodeks Pracy, Ustawa o systemie Ubezpieczeń Społecznych, Ustawa o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych) dane znajdujące się w aktach osobowych dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku: 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zaktualizował się obowiązek prawny a dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 roku: 50 lat, chyba że pracodawca skorzysta z opcji skrócenia czasu przechowywania wówczas 10 lat+1. W przypadku dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – do upływu terminu przedawnienia;

– dane osobowe kandydatów do pracy
Dane są przechowywane przez okres trwania rekrutacji. W przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych w celu realizacji przyszłych procesów rekrutacyjnych przez okres 6 miesięcy.

5. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany celem podejmowania decyzji, w tym profilowania.

6. Przysługujące prawa

Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych, ich sprostowania, usunięcia danych (jeśli nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane, a Administrator nie ma podstaw do ich przetwarzania) lub ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania. W przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wycofania zgody w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność przetwarzania z prawem przed jej wycofaniem.
Osobie, której dane dotyczą przysługuje również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa gdy osoba ta uzna, iż przetwarzanie danych osobowych jej dotyczących narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 roku.

7. Podanie danych osobowych przez osobę, której dane dotyczą

– dane osobowe reprezentantów, pracowników, współpracowników najemców w związku z wynajmem biur serwisowanych
Podanie danych osobowych, których obowiązek podania jest uregulowany przepisami prawa jest obligatoryjne. W pozostałych przypadkach jest dobrowolne, aczkolwiek brak ich podania może uniemożliwić kontakt z daną osobą, przekazanie informacji jak również rozpoczęcie działań zmierzających do zawarcia umowy oraz jej zawarcie.

– dane osobowe reprezentantów, pracowników, współpracowników najemców w związku z zarządzaniem, administrowaniem nieruchomościami
Podanie danych jest dobrowolne, aczkolwiek brak ich podania może uniemożliwić kontakt z daną osobą, przekazanie i właściwy obieg informacji;

-dane osobowe kontrahentów (odbiorców, dostawców usług), pracowników i współpracowników kontrahentów w związku z zawarciem i realizacją umowy
Podanie danych osobowych, których obowiązek podania jest uregulowany przepisami prawa jest obligatoryjne. W pozostałych przypadkach jest dobrowolne, aczkolwiek brak ich podania może uniemożliwić kontakt z daną osobą, przekazanie informacji jak również rozpoczęcie działań zmierzających do zawarcia umowy oraz jej zawarcie i prawidłową realizację;

– dane osobowe byłych pracowników Administratora
Podanie danych osobowych, których obowiązek podania jest uregulowany przepisami prawa jest obligatoryjne. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne;

– dane osobowe kandydatów do pracy
Podanie danych, których obowiązek podania jest uregulowany przepisami prawa jest obligatoryjne, aby móc wziąć udział w procesie rekrutacji. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne.

8. Źródło pochodzenia danych/kategoria przetwarzanych danych

– dane osobowe reprezentantów, pracowników, współpracowników najemców w związku z wynajmem biur serwisowanych
Jeżeli dane osobowe nie pochodzą bezpośrednio od osoby, której dotyczą to znaczy, że zostały przekazane przez kontrahenta w celu realizacji zawartej Umowy lub w przypadku reprezentantów kontrahenta zostały pozyskane z publicznych rejestrów przedsiębiorców.
Przetwarzane są dane zwykłe osób, których dane dotyczą;

– dane osobowe reprezentantów, pracowników, współpracowników najemców w związku z zarządzaniem nieruchomościami
Jeżeli dane osobowe nie pochodzą bezpośrednio od osoby, której dotyczą to znaczy, że zostały przekazane przez reprezentantów najemców lub właściciela nieruchomości;
Przetwarzane są dane zwykłe osób, których dane dotyczą;

– dane osobowe kontrahentów (odbiorców, dostawców usług), pracowników i współpracowników kontrahentów w związku z zawarciem i realizacją umowy
Jeżeli dane osobowe nie pochodzą bezpośrednio od osoby, której dotyczą to znaczy, że zostały przekazane przez kontrahenta w celu realizacji zawartej Umowy lub w przypadku reprezentantów kontrahenta zostały pozyskane z publicznych rejestrów przedsiębiorców.
Przetwarzane są dane zwykłe osób, których dane dotyczą;

– dane osobowe kandydatów do pracy
Jeżeli dane osobowe nie pochodzą bezpośrednio od osoby, której dotyczą to znaczy, że zostały przekazane przez podmiot zajmujący się rekrutacją.
Przetwarzane są dane zwykłe osób, których dane dotyczą